[PEC Posta Certificata e Firma Digitale] Servono all'Autoriparatore?

[Phoenix]

Buongiorno Avvocato, vorrei chiederle se potesse per cortesia, chiarire quando e perchè oggi ad un Autoriparatore occorre essere in possesso di una firma digitale ed una casella di posta elettronica certificata.

 

Grazie

[Avv. Beccari Piergiorgio]

PEC è l'acronimo di Posta Elettronica Certificata, vale a dire un sistema che consente l'invio di messaggi email conferendo valore legale al processo di consegna dei messaggi, essendo fornita al mittente la documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici.

 

Ciò che rende la trasmissione PEC valida agli effetti di legge, sono le ricevute elettroniche che i Gestori PEC emettono.

 

Tuttavia, si noti bene che con l'espressione "trasmissione PEC" e, dunque, per tutti gli effetti che ne conseguono, si intende uno scambio di messaggi email tra due indirizzi di posta elettronica che si avvalgono ENTRAMBI del servizio di certificazione fornito da un gestore PEC.

Da ciò deriva che gli effetti "positivi" riconosciuti a tale strumento di trasmissione ed informazione si produrranno nella loro completezza solo nell'ambito di due indirizzi email PEC mentre non si determinano nel caso di invio di comunicazione da PEC verso una casella di posta elettronica normale.

 

Ovviamente non per tutti i soggetti è obbligatorio avere un indirizzo email PEC.

 

Infatti, soltanto per alcuni soggetti sussiste un tale dovere ed, in particolare, questi sono:

[*]le Pubbliche Amministrazioni;

[*]le imprese in forma societaria;

[*]i professionisti iscritti in albi;

[*]dal 20.10.2012 anche per le ditte individuali ed artigiane iscritte al Registro Imprese.

 

Quindi, sono esclusi da tale novero i privati ed i cittadini che, comunque, possono ben avere un indirizzo di tale natura.

 

Per cui, un autoriparatore costituito nelle forme societarie sopra descritte è obbligato a dotarsi di tale strumento.

Ovviamente non è necessario inviare tutte le comunicazioni tramite posta elettronica certificata dal momento che occorre considerare la PEC come un'alternativa elettronica alla raccomandata postale.

Ne consegue che tramite posta elettronica certificata si consiglia di inviare tutti quei messaggi per i quali sussiste il bisogno e la necessità di un'attestazione di invio e/o di ricezione utile ai fini legali; vale a dire quelle comunicazioni per le quali si ha bisogno di una "testimonianza" di trasmissione a norma di legge, nel rispetto di un contratto o sulla base di regolamenti, disposizioni, norme ovvero quando lo si ritiene utile per la propria tutela.

Ad esempio, si può ricorrere alla PEC se occorre inviare una disdetta ad un fornitore oppure bisogna trasmettere un contratto o, ancora, eccepire patti contrattuali.

 

I vantaggi derivanti dall'utilizzo di un simile strumento riguardano la possibilità di validare a livello legale l'avvenuta trasmissione di un messaggio tramite il Gestore PEC il quale emette conferme elettroniche che certificano:

[*]l'avvenuto invio di un documento informatico da parte del mittente;

[*]l'avvenuta ricezione dello stesso documento da parte del destinatario;

[*]i riferimenti temporali della trasmissione.

 

Più semplicemente, il gestore PEC, attraverso le sue conferme, attesta che è stato inviato dal mittente un messaggio, ad una certa data e ora e che tale messaggio è stato consegnato alla casella di posta del destinatario, in una certa data e ora ma NON CERTIFICA IL CONTENUTO della "busta elettronica" che viene inoltrata da mittente a destinatario.

E' la stessa cosa che accade, peraltro, per una Raccomandata postale con ricevuta di ritorno, poichè non certifica quale sia effettivamente il contenuto della busta spedita la quale potrebbe anche contenere un foglio in bianco.

In definitiva, una trasmissione PEC certifica che una certa trasmissione è avvenuta tra due indirizzi email PEC, MA NON CERTIFICA (a livello legale) QUELLO CHE LA "BUSTA ELETTRONICA" CONTENEVA.

la PEC garantisce che durante la trasmissione di un messaggio, gli allegati non vengano alterati, MA NON NE CERTIFICA IL CONTENUTO VERSO TERZI.

 

Un esempio può essere utile:

Il Sig. Destinatario ha ricevuto un messaggio con scritto "ordine di acquisto per barca a vela xxx, prezzo concordato Euro 100.000". e il Sig. Mittente riceve la sua conferma che riporta correttamente il testo "ordine di acquisto per barca a vela xxx, prezzo concordato Euro 100.000".

La barca poi arriva, ma il mittentte paga Euro 10.000 e modifica il messaggio originale in "ordine di acquisto per barca a vela xxx, prezzo concordato Euro 10.000".

 

A questo punto, chi può provare che cosa c'era nel messaggio originario?

In realtà nessuno dei due e di certo non il Gestore PEC il quale non archivia il contenuto o gli allegati.

 

Tornando ai vantaggi per il mittente, ciò significa che le ricevute di invio e di consegna hanno valore legale; vengono quindi equiparate alla raccomandata con ricevuta di ritorno. Pertanto, in caso di contestazione, questi elementi possono essere utilizzati in sede di giudizio ed essere opposte a terzi, tenendo presente che, inoltre, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal Gestore PEC per 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

Bisogna però fare una distinzione tra mittente e destinatario: per il primo la PEC consente al medesimo di potere dimostrare, eventualmente davanti ad un Giudice, le proprie ragioni grazie al ricorso a tale strumento mentre, in relazione al secondo, la cosa cambia in quanto non importa se il messaggio sia stato letto o meno per cause diverse (ad esempio il computer era rotto). Il messaggio trasmesso a mezzo PEC risulta consegnato ragion per cui, visti gli obblighi che derivano dalla comunicazione di un indirizzo di posta certificata, è necessario e diligente cercare di consultarlo sempre con frequenza e attenzione.

 

In definitiva, allora, quali sono i motivi che giustificano l'utilizzo della posta elettronica certificata?

In primo luogo, essa è uno strumento di comunicazione con valore legale, recando nelle sue funzionalità la certificazione relativa ai dati di trasmissione di una "busta elettronica", completi di data e ora di trasmissione.

Poi, potrà essere utilizzata in alternativa ad altre forme di comunicazione con valore legale (raccomandata a/r), direttamente dal proprio computer, o via web, senza spostamenti "fisici".

 

Può essere utilizzata da chiunque abbia bisogno di uno strumento di comunicazione ufficiale e certo:

- i privati in alternativa alle raccomandate a/r;

- le aziende nell'espletamento delle loro funzioni interne (convocazioni, trasmissione documenti, invio circolari), verso clienti (invio fatture, contratti), verso la pubblica amministrazione (tributi);

- entri pubblici nei rapporti con i propri utenti, per l'invio di materiale fiscale, comunicazione ente/azienda, ecc...;

- pubblica amministrazione nell'espletamento delle proprie funzioni, nei rapporti con cittadini e aziende.

 

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FIRMA DIGITALE

 

La firma digitale, invece è l'equivalente elettronico di una tradizionale firma autografa apposta su carta.

La firma digitale è associata stabilmente al documento elettronico sulla quale è apposta e lo arricchisce di informazioni che ne attestano con certezza l'integrità, l'autenticità, la non ripudiabilità, consentendo così al documento sottoscritto di assumere la piena efficacia probatoria.

Rappresenta una soluzione idelae e veloce per verificare e sottoscrivere on-line tutti quei documenti informatici (contratti, documenti, moduli) che richiedono l'apposizione di una firma ed è utilizzabile da professionisti, aziende, pubbliche amministrazioni e privati.

 

 

[badwork]

Un chiarimento: se utilizzo la posta certificata della mia ditta per spedire documenti relativi alla mia persona fisica, per pratiche personali mie o di familiari non soci, la PEC ha sempre valore come quando eseguo invii per la ditta?

[Avv. Beccari Piergiorgio]

Un chiarimento: se utilizzo la posta certificata della mia ditta per spedire documenti relativi alla mia persona fisica, per pratiche personali mie o di familiari non soci, la PEC ha sempre valore come quando eseguo invii per la ditta?

 

Gent.mo

Si tenga presente che, per ogni email pec attivata, il Gestore PEC richiede l'identificazione di un responsabile legale, tramite trasmissione di documenti di identità (carta d'identità, patente, ecc.).

Da ciò deriva che ad ogni casella email corrisponde un intestatario e un responsabile.

Pertanto, in linea di principio, le trasmissioni PEC fanno riferimento al soggetto titolare dell'indirizzo utilizzato e, a mio avviso, producono gli effetti tipici in relazione a quest'ultimo e solo a quest'ultimo.

Teniamo presente, inoltre, che la PEC certifica l'invio, la consegna nonché la data e ora di invio e consegna del messaggio ma non il contenuto (c.d. busta elettronica) dal che ne deriva, in un'ipotesi come quella da lei configurata, la possibilità di contestazioni in merito oltre che ad eccezioni sulla "validità legale" di una trasmissione effettuata tramite la casella PEC di un soggetto per fini e scopi di soggetto diverso (pensiamo ad esempio a comunicazioni da fare ad agenzia delle entrate per ragioni tributarie).

Fermo restando che anche i singoli privati possono dotarsi di PEC per la gestione e cura dei propri interessi, all'interno di una azienda si possono strutturare i flussi delle comunicazioni pec attraverso caselle generiche (per le quali il responsabile è il rappresentante legale) ovvero caselle nominali (es. mario.rossi@azienda.it) in modo che sia identificabile la persona responsabile e intestataria dell'indirizzo.

Nel suo caso, quindi, consiglio di sfruttare l'obbligo di attivazione della PEC al fine di predisporre non solo la casella da riferire all'azienda ma, sempre che ne sussista la necessità, anche altre nominali che possono essere usate dai singoli intestatari per le comunicazioni che li riguardano (ad esempio le sue proprie personali o quelle dei familiari).